REGULAMIN
postępowania przy wyborze wykonawców oraz składania zamówień i dokonywania zakupów Młodzieżowej Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej ” Razem” 
z siedzibą w Poznaniu

Postanowienia ogólne.
§ 1
1.	Regulamin niniejszy (dalej zwany „Regulaminem”) określa tryb postępowania przy wyborze wykonawcy oraz ustala zasady składania zamówień i dokonywania zakupów a także tryb odbioru robót budowlanych, dostaw i usług w Młodzieżowej Spółdzielni Mieszkaniowej Lokatorsko-Własnościowej „Razem” w Poznaniu (dalej zwanej „Spółdzielnią”).
2.	Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)	„robotach budowlanych” – należy przez to rozumieć wszelkie prace polegające na wykonaniu, montażu, remoncie albo rozbiórce obiektu budowlanego lub jego części i innych urządzeń wpływających na wygląd obiektu budowlanego,
2)	„dostawach” – należy przez to rozumieć dostarczanie produktów, sprzętu, jak również innych rzeczy i dóbr – na podstawie umów zawartych z wytwórcą lub sprzedawcą,
3)	„usługach” – należy przez to rozumieć wszelkie prace, które nie są robotami budowlanymi ani dostawą,
4)	„zamówieniu”  –  należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane,
5)	„zamawiającym” - należy przez to rozumieć Spółdzielnię,
6)	„wykonawcy” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia,
7)	„najkorzystniejszej ofercie” – należy przez to rozumieć ofertę z najniższą wiarygodną ceną przy takiej samej jakości przedmiotu zamówienia lub ofertę, która przedstawia w efekcie najkorzystniejszy łączny bilans ceny lub innych kryteriów oceny ofert przyjętych przez zamawiającego, takich jak przykładowo: koszty eksploatacji, , parametry techniczne, funkcjonalność, termin wykonania oraz udzielane gwarancje,
8)	„wartości” – należy przez to rozumieć wartość dostaw, usług lub robót budowlanych uwzględniającą podatek od towarów i usług (podatek VAT). Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo przy umowach zawieranych na czas nieoznaczony, jest łączna wartość świadczeń w okresie kolejnych 12 miesięcy.

§ 2
1.	Z procedur wynikających z niniejszego Regulaminu wyłącza się:
1) zamówienia składane wykonawcom mającym monopolistyczną pozycję na rynku, a w szczególności dostawcom mediów,
2) zamówienia o wartości nieprzekraczającej 5 000 (pięć tysiąca) złotych
3) zamówienia, których przedmiotem jest dokumentacja, o której mowa w §3 ust. 2 poniżej.
2.	Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu ominięcia stosowania procedur niniejszego Regulaminu.
3.	Wyłączenie zastosowania procedury do zamówień, o których mowa w ust. 1 oznacza, że Zarząd Spółdzielni składa zamówienia na ogólnych zasadach, kierując się interesem Spółdzielni.
4.	Umowy z wykonawcami podpisuje w imieniu Spółdzielni Zarząd.
5.	Do postanowień Regulaminu nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Tryb przygotowywania zamówień
§ 3
1.	Uruchomienie procedury zamawiania dostaw, usług lub robót budowlanych następuje na podstawie notatki służbowej pracownika odpowiedzialnego za sprawy techniczne w Spółdzielni określającej:
1)	potrzebę dokonania zamówienia,
2)	specyfikację techniczną zamawianych dostaw lub usług albo zakres, rodzaje, proponowaną technologię i standard robót budowlanych,
3)	termin realizacji lub harmonogram wykonania,
4)	przewidywany koszt. 
2.	W przypadku robót budowlanych w miejsce informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 2 powyżej możliwe jest zlecenie opracowania zakresu, rodzaju, proponowanej technologii i standardu robót budowlanych lub wykonania dokumentacji technicznej robót  budowlanych osobie trzeciej. Jeżeli dokumentacja ta dotyczy robót budowlanych przewidzianych w planie remontowym to jej sporządzenie wchodzi w skład  kosztów danego remontu.
3.	Zarówno notatka służbowa, o której mowa w ust. 1, jak i dokumentacja, o której mowa w ust. 2, muszą zostać zaaprobowane przez Prezesa Spółdzielni przed przystąpieniem do procedury dokonywania zamówienia. 

Tryb dokonywania zamówień
§ 4
1.   Zamawiający może dokonywać zamówień w jednym z następujących trybów:
1) „z wolnej ręki”,
2) konkursu ofert, 
3) przetargu ograniczonego,
4) przetargu nieograniczonego.
2.	Tryb dokonania zamówienia zależy od wartości zamówienia lub jego rodzaju,  zakresu bądź innych przesłanek, o których mowa w dalszej części niniejszego Regulaminu.
3.	Kryteriami oceny ofert obok ceny mogą w szczególności koszty eksploatacji, , parametry techniczne, funkcjonalność, termin wykonania oraz udzielane gwarancje.

Zamówienie w trybie „z wolnej ręki”
§ 5
1.	Zamówienie w trybie „z wolnej ręki” oznacza tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający składa zamówienie po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.
2.	Zamówienie w trybie „z wolnej ręki”   może być złożone wówczas, gdy zachodzi co najmniej jedna z okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:
a)   	z przyczyn technicznych,
b) 	z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z    przepisów prawa,
c) 	w przypadku składania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;
2) ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, 
3) niemożliwe było przeprowadzenie konkursu ofert, gdyż do negocjacji, na zaproszenie zamawiającego, nie przystąpiła minimalna, wymagana zgodnie z § 6 ust. 1 liczba wykonawców,
4) w przypadku złożenia dotychczasowemu wykonawcy zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, 
5) w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od złożenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy zamówień uzupełniających, polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, 
6) możliwe jest złożenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym
7) wartość zamówienia nie przekracza kwoty 10.000,- (dziesięć tysięcy) złotych.
3.	W przypadku złożenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki sporządza się protokół zawierający co najmniej:
1)	przedmiot zamówienia,
2)	wskazanie podstawy złożenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki,
3)	dane wykonawcy, któremu złożono zamówienie,
4)	podpisy  członków Zarządu.

Zamówienie w trybie konkursu ofert
§ 6
1.	Zamówienie w trybie konkursu ofert oznacza tryb składania zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy z ograniczoną lecz zapewniającą konkurencję liczbą wykonawców, nie mniejszą niż 3 (trzech). Dopuszcza się mniejszą ilość oferentów w wypadku nie otrzymania 3 (trzech) ofert.
2.	Zamówienie w trybie konkursu ofert stosuje się w przypadkach, gdy spełnione są łącznie przesłanki, o których mowa w punktach 1-3) poniżej lub gdy spełniona jest przesłanka, o której mowa w punkcie 4 lub 5 poniżej:
1)	przedmiotem zamówienia są towary, roboty lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych,
2)	kryteria oceny oferty są proste i łatwo mierzalne jak np. cena czy termin wykonania, 
3) wartość zamówienia nie przekracza kwoty 30 000,- (trzydzieści tysięcy) złotych,
4) niemożliwe było przeprowadzenie przetargu ograniczonego, gdyż: (i) w dwukrotnie po sobie zorganizowanym przetargu ograniczonym nie wpłynęły minimum dwie ważne oferty od wykonawców, lub (ii) w zorganizowanym przetargu ograniczonym nie wpłynęły minimum dwie ważne oferty od wykonawców i zachodzi konieczność niezwłocznego złożenia zamówienia,
5) zamówienie dotyczy powtarzalnych usług o charakterze komunalnym lub konserwatorskim zamawianych zbiorczo dla wszystkich nieruchomości Spółdzielni na dłuższe okresy (np. rok),
3.	Zaproszenie do składania ofert powinno być dokonywane w formie pisemnej, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (e-mail) oraz powinno zawierać specyfikację przedmiotu oferty oraz wymagany termin realizacji a także wymagane dokumenty i zaświadczenia.
4.	Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane z negocjacjami, dostarczane są wykonawcom na równych zasadach. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny, przy czym żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.
5.	Wyboru wykonawców, do których zostanie skierowane zaproszenie do negocjacji, jak również wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje Zarząd Spółdzielni na podstawie posiadanej wiedzy technicznej i ekonomicznej, a tam gdzie uzna to za stosowne także informacji uzyskanych od specjalistów z danej  dziedziny.
6.	W przypadku złożenia zamówienia w trybie konkursu ofert sporządza się protokół zawierający co najmniej:
1) datę rozpoczęcia konkursu,
2) przedmiot zamówienia,
3) dane wykonawców, których zaproszono do negocjacji,
4) wykaz złożonych ofert,
5) wykaz odrzuconych ofert z uzasadnieniem przyczyny ich odrzucenia,
6) przyjęte kryteria oceny ofert,
7) ocenę złożonych ofert,
8) pełne dane wykonawcy, który wygrał konkurs z uzasadnieniem wyboru,
9) datę zakończenia konkursu,
10) podpisy  członków Zarządu,
11) wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiającego i wykonawców.

Przetarg ograniczony
§ 7
1.	Przetarg ograniczony to tryb składania zamówienia, w którym wykonawcy składają oferty w odpowiedzi na zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym. 
2.	Zamówienie w trybie przetargu ograniczonego stosuje się w przypadkach, gdy:
1) wartość zamówienia przekracza kwotę 30 000,- (trzydzieści tysięcy) złotych i nie przekracza kwoty 50.000,- (pięćdziesiąt tysięcy) złotych, lub
2) 	wartość zamówienia przekracza kwotę 50 000,- (pięćdziesiąt tysięcy złotych) a nie przekracza kwoty 100 000,- (sto tysięcy) złotych i jednocześnie ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia istnieje ograniczona liczba wykonawców zdolnych do wykonania danego zamówienia a koszty przeprowadzenia przetargu nieograniczonego byłyby nieporównywalnie wysokie do wartości zamówienia.
3) wartość zamówienia przekracza kwotę 100 000,- (sto tysięcy) złotych i niemożliwe było przeprowadzenie przetargu nieograniczonego, gdyż: (i) w dwukrotnie po sobie zorganizowanym przetargu nieograniczonym nie wpłynęła żadna ważna oferta od wykonawców lub żadna ze złożonych ofert nie została wybrana, lub (ii) w zorganizowanym przetargu nieograniczonym nie wpłynęła żadna ważna oferta od wykonawców lub żadna ze złożonych ofert nie została wybrana i zachodzi konieczność niezwłocznego udzielenia zamówienia.
3.	Do udziału w przetargu ograniczonym zamawiający zaprasza taką liczbę wykonawców, która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję oraz sprawny przebieg postępowania, nie mniej jednak niż trzech wykonawców.
4.	Zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym musi być dokonywane w formie pisemnej, listownie, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (e-mail).
5.	Zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym może być poprzedzone zaproszeniem do zgłoszenia zainteresowania udziałem w przetargu – opublikowanym w prasie i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.
6.	Przedmiot zamówienia oraz warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy ubiegający się o zamówienie, określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia, która powinna zawierać co najmniej:
1) nazwę i adres zamawiającego,
2) określenie rodzaju i zakresu zamówienia,
3) termin wykonania przedmiotu przetargu, 
4) termin ważności ofert i termin rozstrzygnięcia przetargu,
5) wysokość, sposób i termin wniesienia wadium oraz zasady jego zwrotu,
6) sposób przygotowania oferty, 
7) wykaz wymaganych dokumentów, oświadczeń i referencji,
8) opis kryteriów oceny ofert, 
9) klauzulę o prawie Spółdzielni do odwołania przetargu bez podania przyczyn,
10) imię i nazwisko pracownika uprawnionego do kontaktu z wykonawcami.

§ 8
1.	Przetarg ograniczony odbywa się, jeśli na dany przedmiot przetargu wpłynęły minimum dwie ważne oferty.
2.	Do udziału w przetargu ograniczonym nie powinni być dopuszczeni wykonawcy:
1) 	wobec których toczy się postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne,
2) powiązani rodzinnie lub ekonomicznie z członkami komisji przetargowej, członkami organów Spółdzielni lub pracownikami Spółdzielni,
3) którzy byli negatywnie oceniani przez Zarząd Spółdzielni w związku z nieprawidłowym realizowaniem w przeszłości robót, dostaw lub usług na rzecz Spółdzielni,
4) nie legitymują się przygotowaniem do prowadzenia działalności w zakresie przedmiotu zamówienia.
3.	Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje komisja przetargowa, w skład której wchodzą członkowie Zarządu oraz merytorycznie odpowiedzialny pracownik Spółdzielni, jeśli pracownik ten nie jest jednocześnie członkiem Zarządu. W komisji może uczestniczyć w roli obserwatora przedstawiciel Rady Nadzorczej. W skład komisji przetargowej Zarząd może również powołać osobę trzecią - specjalistę w danej dziedzinie.  
4.	W razie niewyłonienia najkorzystniejszej oferty, komisja przetargowa może przystąpić do negocjacji z wykonawcami, których oferty zostały uznane za najbardziej zbliżone pod względem warunków techniczno – finansowych do oczekiwań zamawiającego. 
5.	Z przebiegu przetargu sporządzany jest protokół zawierający co najmniej:
1) imiona i nazwiska członków komisji przetargowej,
2)	datę rozpoczęcia przetargu ograniczonego, termin składania ofert i datę zakończenia przetargu,
3) przedmiot przetargu oraz specyfikację istotnych warunków zamówienia,
4) dane wykonawców, których zaproszono do przetargu,
5) przyjęte kryteria oceny ofert,
6) wykaz złożonych ofert,
7) wykaz odrzuconych ofert z uzasadnieniem przyczyny ich odrzucenia,
8) pełne dane wykonawcy, który wygrał konkurs z uzasadnieniem wyboru,
9) datę zakończenia przetargu,
10) podpisy  członków komisji przetargowej,
11) wszelkie oświadczenia i zawiadomienia składane przez zamawiającego i wykonawców.
6.	Wynik przetargu podaje się do wiadomości wykonawców oraz w siedzibie Spółdzielni.

§ 9
1.	Wynagrodzenie ustalone w umowie z wykonawcą, który wygrał przetarg, nie                        może być w wyższej wysokości, niż ustalone w przetargu.
2.	Dodatkowe, nieprzewidziane w warunkach przetargu prace, wynikłe w trakcie realizacji przedmiotu przetargu muszą być opisane w protokole konieczności, sporządzonym przez strony umowy. Zlecenie tych robót wymaga odrębnej wyceny dokonanej w drodze negocjacji i aneksu do umowy. Sumaryczna wartość tych prac nie może przekroczyć 5% sumy wynagrodzenia określonej w pierwotnej umowie.

Przetarg nieograniczony
§ 10
1.	Przetarg nieograniczony powinien być organizowany w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza kwotę  100 000,- (sto tysięcy) złotych.
2.	Przetarg nieograniczony powinien mieć charakter publiczny tzn. ogłoszenie o przetargu powinno być opublikowane w sposób umożliwiający dostęp do ogłoszenia wszystkim zainteresowanym wykonawcom.
3.	O warunkach, terminie i miejscu przeprowadzenia przetargu zawiadamia się poprzez ogłoszenie w prasie codziennej i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni oraz na stronie internetowej Spółdzielni, co najmniej na 14 dni przed terminem składania ofert.
4.	Do  przetargu nieograniczonego przedstawionej stosuje się odpowiednio zapisy §  8 i 9 niniejszego Regulaminu.

Odbiór techniczny dostaw, usług i robót budowlanych
§ 11
1.	Wszystkie wykonane dostawy, usługi i roboty budowlane, których zamawianie jest przedmiotem postanowień niniejszego Regulaminu podlegają odbiorowi technicznemu przed dokonaniem za nie zapłaty, jeżeli tego wymaga ich charakter.
2.	Odbioru technicznego dokonuje właściwy merytorycznie pracownik Spółdzielni a w przypadku zamówień o wartości powyżej 20 000,- (dwadzieścia tysięcy) złotych  komisja odbioru technicznego powoływana przez Zarząd Spółdzielni z grona członków Zarządu oraz pracowników Spółdzielni. W skład komisji mogą wchodzić także członkowie Rady Nadzorczej oraz w razie potrzeby osoby trzecie będące specjalistami w danej dziedzinie.
3. W przypadkach, gdy odbiór techniczny zgodnie z wymogami prawa musi być dokonywany przez instytucje państwowe lub samorządowe, wewnętrzna komisja odbioru w Spółdzielni może być łączona z komisyjnym odbiorem zewnętrznym.
4. Z odbioru technicznego wykonanych dostaw, usług lub robót budowlanych sporządzany jest protokół potwierdzający fakt wykonania zamówienia oraz zawierający jego ocenę jakościową wraz z wykazem ewentualnych stwierdzonych usterek oraz terminami ich usunięcia. Protokół jest potwierdzany przez wykonawcę i akceptowany przez Zarząd Spółdzielni.
5.  Protokół odbioru technicznego jest podstawą uruchomienia płatności dla wykonawcy przez Zarząd Spółdzielni oraz stanowi część dokumentacji wykonania zamówienia.

Wejście w życie Regulaminu
 § 12
1.	Niniejszy Regulamin został uchwalony Uchwałą Rady Nadzorczej nr 01/2010 z dnia 13 stycznia 2010 r. i z tym dniem wchodzi w życie. Późniejsze zmiany: zatwierdzone uchwałą Rady Nadzorczej nr 5/09/2017 z dnia 12 wrzesinia 2017 r. i z tym dniem wchodzi w życie.
2.	Z chwilą wejścia w życie niniejszego Regulaminu tracą moc dotychczas obowiązujące w Spółdzielni regulacje w zakresie objętym postanowieniami niniejszego Regulaminu.

       Sekretarz Rady Nadzorczej                                        Przewodniczący Rady Nadzorczej

              /Krzysztof Jezierski/                                                              /Halina Krzywińska/